鄂尔多斯电冶集团
采购中心供应商协同指南
2024年3月
前 言
供应商协同指南（以下简称：指南）为电冶集团采购中心与供应商紧密合作的规范化文件，也是供需双方高效协同的行动纲领，各供应商应完全理解本指南的全部内容，以便于业务合作顺畅开展。
该指南对电冶集团的采购业务合作流程如供应商准入、参与报价、签订合同、交货、发票挂帐、对账等主要流程进行了简要介绍，让正在或即将与电冶集团合作的供应商对我公司的采购管理流程有一个清晰的了解，共同提升业务合作效率，开启高质量合作模式。
目 录
前 言........................................................................................................................................2
一、公司简介...............................................................................................................................4
二、合作流程...............................................................................................................................5
三、新供应商准入流程...............................................................................................................5
四、投标、报价流程....................................................................................................................7
五、中标通知................................................................................................................................11
六、合同签订................................................................................................................................11
七、辅料送货前注意事项...........................................................................................................11
八、辅料入库办理注意事项.......................................................................................................16
九、发票挂账流程及对帐...........................................................................................................24
十、阳光采购................................................................................................................................29
十一、解释归属............................................................................................................................31
十二、附件/则...............................................................................................................................31
一、公司简介
内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司成立于2003年，是鄂尔多斯投资控股集团的重要成员企业。累计投资640亿元，员工1.6万人，累计纳税超过300亿元。拥有国家企业技术中心、博士后科研工作站等科技平台，与上海交通大学共建联合研发中心，科研成果显著，是“国家技术创新示范企业”。集团在环保减碳上累计投资超过80亿元，是国家“资源节约型环境友好型试点企业”。
电冶集团始终聚焦“精益运营”和“科技创新”双轮驱动，企业经营效率和社会价值贡献并重，已建成“多能互补电力-低碳硅基合金-绿色新型化工-环保资源化”的高效清洁循环产业集群。以“风、光、火、储” 一体化的多能互补电力系统为能源中枢，向下游延伸低碳高品质硅基合金、无汞氯碱化工、电子级多晶硅、清洁合成氨化肥、精细化工品等先进产业，实现资源规模化绿色循环和三废高效清洁利用，致力于建设世界级高科技低碳清洁循环产业。电冶集团始终坚信科技力量，积极承担社会责任，将持续加大科技创新投入，“以自主科技创新促进基础产业现代化”，在绿色清洁低碳可持续发展上全力以赴、行稳致远。
鄂尔多斯电冶集团推行集中采购，由采购中心负责鄂尔多斯棋盘井（煤电、冶金、化工、园区）、青海(百通、华晟)、罕台(热电、碳化硅）、额济纳（中蒙）所有原辅料采购。
二、合作流程
鄂尔多斯电冶集团采购中心欢迎来自全国各地的资质实力雄厚、诚实守信的供应商共同参与我们的采购业务合作，为搭建良好的供需沟通桥梁和信息共享关系，现将供应商合作流程告知如下：
合作流程图：
三、新供应商准入流程
对于有意向参与我司采购业务合作的新供应商应按我公司要求办理供应商准入，并提交相关资料进行审核，审核通过后，可以开展业务合作。
（一）原、辅料采购准入流程
第一步：完成平台注册。登录电子采购平台注册帐号，网址为：https://erdosecg.longdaoyun.com
第二步：联系业务人员。根据拟合作品类联系对应采购专员或采购管理部供应商管理员，联系方式详见《附件1-采购专员明细表》
第三步：邀请准入。采购专员或供应商管理员对供应商在采购平台注册填写的基本信息进行核实，对于符合要求的供应商进行“邀请合作”操作，届时，供应商可收到一条被邀请参与鄂尔多斯电冶采购中心合作的短信。
第四步：提交准入资料。供应商收到邀请短信后，即可登录电子采购平台提交相应准入资料，具体内容详见附件2《供应商准入操作说明》；然后等待资料审核结果。
第五步：资料审核结果告知。准入成功后，供应商会收到我公司发送的附件3《供应商准入告知书》，表示已成为鄂尔多斯电冶采购中心合格供应商，具备后期参与业务的资格。若准入资料不符合要求，对应采购专员会电话告知。若长时间未收到告知，可直接联系采购专员或供应商管理员。
（二）工程服务类采购准入流程
工程服务类供应商可直接联系工程与服务采购组宋永春（15134878478、songyongchun@chinaerdos.com）或采购管理部供应商管理员王利军13150885672进行业务洽谈。
四、投标、报价流程
我公司目前的采购方式主要有两种：线下招投标、线上比价；两种采购方式均为邀请参与。
（一）线下招投标业务流程
对于有意向参与线下招标业务的供应商，可通过参照工程服务类供应商准入流程办理，采购中心辅料与工程采购部工程服务组是招标前期工作的主要组织部门，负责供应商寻源、与拟投标人进行技术对接、初步确定投标意向。
采购管理部开标组为招标组织执行机构，主要负责标前准备工作（包括商务文件编制和发送、根据招标方案向拟投标人确认投标意向、确认保证金的缴纳情况）、组织开标、评标、定标提审、落标单位以及不需要转为履约保证金的中标单位投标保证金退付等工作。中标单位的投标保证金自中标之日起转为履约保证金，由签订合同部门经办人办理退付。
投标单位可通过来访（电冶大厦一楼104）、电话、邮件等方式与工程服务采购员联系，登记投标主要信息并提供资料。工程服务采购员依据投标单位提供的信息与实际招标内容做匹配和资料审核，符合条件将会纳入招标邀请名单，并以电子邮件的形式发布技术文件，投标单位收到技术文件后，在规定时间内确定是否参与项目招标。
确定参与招标的供应商，由工程服务组将供应商信息转至采购管理部开标组，开标组通过邮件及微信的形式向参标供应商正式发出邀请，发送招标文件；对招标时间、地点、保证金收取、商务条款等信息进行明确；投标单位须按照招标文件要求制作标书、参与投标。
（二）线上电子采购平台比价流程
第一步：登录电子采购平台， erdosecg.longdaoyun.com，输入帐号、密码后，点击“进入工作台”
第二步：进入工作台后，点击“我的交易”菜单栏，再点击左上角“报价项目”查看，如图所示:
第三步：进入“报价项目”页面后，查看受邀的项目，点击“报价”。
第四步：进入报价后，查看参与报价信息。
第五步：填写所需报价信息。
第六步：填写报价信息，点击“提交报价”，完成报价。
五、中标通知
电子采购平台招标比价的采购业务，如中标后供应商会收到一条中标的短信通知。线下招标采购业务，如中标后供应商会收到开标员发布的中标通知书。供应商收到上述中标通知后，表示已成为该采购项目的中标供应商。如对中标项目有任何疑义，可向对应业务员反馈，等待处理结果。
六、合同签订
原、辅料业务合同由采购管理部跟单组跟单专员起草、签订，联系方式详见《附件4-跟单专员明细表》；工程服务类业务合同由计划单位相关人员负责起草、签订，视具体项目确定。如签订合同过程中遇到跟单员不配合或存在吃、拿、卡、要等情况，请联系采购管理部经理谷得魁15149453055。
七、辅料送货前注意事项
供应商在发货前，必须严格按合同指定的地点和收货联系人送货，辅料的收货联系人均为采购中心库管部保管员,详见《附件5--库管部保管员分工明细表》，如未按要求送货，后期不予结算。所有货物箱内的纸质资料不得沾有油渍、灰渍等污渍，务必保证清洁、完整、清晰可见，加盖章的资料文件，印章必须清楚可见，不得模糊，如有条件的情况下，全套资料建议塑封袋单独包装。所有提供给我司的相关资料一律不准造假，如有发现，货物全部扣除，不予结算，同时，造成我司生产延误及相关违约责任，我司将严格追索。
发货前需要随货提供的资料：供应商在发货时,需随货提供相关货物合格证等材料证明文件，同时随货出具《材辅料到货验收单》，请将打印好的《材辅料到货验收单》，在包装箱外贴一份，箱内附一份。出具方法如下：
方法一：如果招标的项目是从电子采购平台进行招标的，可以登录电子采购平台进行订单协同操作，自动生成《材辅料到货验收单》，具体操作如下：
1、登录电子采购平台，如图所示点击“我的交易”选择销售订单，点击“待确认”在里面确认订单，点击“执行中”查找需要打印的订单：
2、找到对应的订单，点击“发货”。
3、点击“拆分货单”把同一订单不同厂的进行拆分。
4、点击“选择采购品”。
5、勾选拆分项，点击“提交”
6、点击“保存”。
7、点击“备货”。
8、点击“发货”。
9、点击“打印收货码”，打印《材辅料到货验收单》。
方法二：EXCEL表格填写生成附件6《材辅料到货验收单》，填写表格具体注意事项如下：
1、EXCEL表格《材辅料到货验收单》,供应商只填写红色字体对应的内容,其他单元格供应商无须填写。
2、表格中的“送货单位”处，必须机打填写供货单位全称，同时，必须加盖供货单位的公章或送货专用章或公司发货部门章。注意：盖章时，需在“送货单位”的公司名称处盖章，不得在该表其他位置处盖章。
八、辅料入库办理注意事项
（一）常规物资入库流程
物资到货后，对于直接送到生产现场的物资，未通知保管人员到现场参与验收的，不予办理入库手续，必须由库房保管员清点数量，检查物资外观是否合格，验收合格后填写《材辅料到货验收单》，保管员从电子采购平台APP上扫描验收单中的二维码，确认到货。同步根据采购订单信息在SAP系统中办理入库业务。入库后由保管员通知生产人员进行验收，验收合格后在验收单上签字确认。并整理上架。验收不合格物资在SAP系统中进行退库办理，并反馈给跟单组业务员,由跟单组业务员联系供应商进行退换货。
举报监督电话:在送货过程中保管员存在吃、拿、卡、要等情况，可以直接反馈采购管理部经理谷得魁15149453055。
（二）急采物资入库流程
生产单位紧急需求，辅料与工程采购部紧急采购的物资在SAP系统中并未生成采购订单或未审批完成的采购订单，甚至无SAP系统计划，跟单专员直接通知供应商送货的物资，入库流程如下:
1、到货登记
急采物资到货后，供应商必须携带《材辅料到货验收单》，该表单中如没有采购订单号、合同号、物料编码，供应商可不填写，但必须有供应商签章，以及生产人员和保管员验收签字，由保管员做好急采台账中的名称、数量、型号、规格、质保期、到货日期、采购员、领用人、供应商信息的登记。
2、补办入库
急采物资补办入库手续全部由采购中心管理部跟单组业务员进行办理，供应商可在送货之日起两周后，向通知送货的跟单专员索要结算单，开具发票。
（三）过磅物资流程
供应商提供的物资如需过磅称重，需提前在千云物流APP客户端录入采购订单等信息，送货时，需送货司机在千云物流APP司机端，录入车辆信息后刷身份证进入厂区大门。再经过上磅、卸货、回皮三个步骤，最后将此项物资磅单和材辅料验收单一并交于库房保管员办理入库。
千云物流操作流程：电脑端和手机端操作流程分别如下：
1、PC电脑端操作:
①在“通知单管理”菜单里点击“收货通知单”找到对应的订单，点击“派车”（如果没有订单联系跟单组业务员下订单。）
②填写相应的信息，选择对应的物资工厂，进行派车。 例：如果往硅铁一公司送货，则选择硅铁一厂物资工厂;
③信息填写完成后，点击“生成运单”，司机可刷身份证进场。
2、APP手机端操作:
①微信小程序搜索千云货主端。
②在“我的客户”找到 “内蒙古鄂尔多斯物流有限公司（如果没有，联系跟单组对应业务员关联供应商税号）。
③点击“通知单”找到订单。
④点击“派车”。
⑤选择对应的物资工厂，选择完成后点击“生成运单”。如果没有可以在搜索框进行搜索。
⑥如果提示无法匹配线路，请先检查一下工厂名称是否正确，或者检查一下工厂名称是否输入。
⑦千云APP里工厂档案：
3、千云物流操作过程中遇到问题对接人:
千云物流在操作过程中如遇到问题，可以在微信群“氯碱采购无人值守项目”、“冶金无人值守”中提问，也可以按以下对应问题的负责人进行对接：
①无法正常查看采购订单：供应商送货前如遇到无法正常查看到采购订单，需要联系采购中心跟单组对应业务员核实采购订单是否生效，是否在千云端添加供应商信息。
②司机无法签到、无法进入厂区：供应商送货前如出现司机无法签到、无法正常进入厂区，请优先联系各厂区负责人，人员名单如下：
③司机签到出现手机绑定其他设备：请联系鄂尔多斯物流公司白文：188 0477 9339；
④出现“非法请求”或其他系统问题：千云端司机签到，出现“非法请求”或其他系统问题，联系山大公司侯少雄：15934078711；
⑤系统权限问题：如出现系统权限问题，请联系电冶公司信息管理部 党楚翔15044774767；
⑥如通过以上沟通联系仍无法完成入厂操作的，请联系采购中心对接人：郭致良15750646834；
九、发票挂账流程及对帐
（一）原料挂帐流程
1、资金结算组以供应商为单位，根据月度采购订单及实际收货量导出对应结算单，将结算数据通过EXCL表格形式发给供应商（每月初10号之前）。
2、供应商核对无误后于每月20日前开具增值税专用发票，连同对应的结算单一并邮寄给财务共享中心成本费用应付组相关人员，同时将发票金额（含税/不含税）第一时间反馈给业务员，业务员据此记录各供应商挂账情况。
3、资金结算组根据SAP系统中应付、暂估数据以及月度供应商评价结果制作月度资金计划，并于20日前报送于财务共享中心。
（二）辅料挂帐流程
供应商在开具发票前,一定要与采购管理部跟单员联系，辅料需取得“辅料结算单”电子版后再开具发票邮寄，相关注意事项如下：
1、开具发票条件
供应商将所供物资送达指定库房或指定地点进行验收，原则上送货到达现场3天后（急采物资14天），联系跟单员获取电子版“辅料结算单”，取得“辅料结算单”后开具发票，并将“辅料结算单”打印盖章后与发票一同邮寄给我公司。对于逾期交货的物资，将按合同条款进行相应货款扣除。若存在非供应商原因导致逾期入库的，将由跟单专员进行核实，并办理“辅料结算扣款核减说明”。
若供应商在索取“辅料结算单”过程中,遇到以下情况，可进行如下处理：
①SAP系统未入库：跟单员反馈部分物资未在SAP系统办理入库，无法出具结算单，若该部分物资实际已交货，供应商可提供送货清单至跟单员，由跟单员与库管人员进行沟通对接。
②跟单员如以其他任何理由推脱、为难，不予出具或延时出具结算单的情况，供应商可以直接联系采购管理部经理谷得魁15149453055。
2、开具发票注意事项
①具备开票条件后开具增值税专用发票，在发票备注栏中备注需方的合同编号及SAP采购订单号。
②发票：纸质发票必须加盖发票专用章。
③为避免发票在有传递过程中漏寄，错寄，丢失等现象，在邮寄时，供应商提供发票清单一并寄出（两张及以上发票出具发票清单，具体内容包括：开票日期，发票号码，不含税金额，税金，含税金额、合计金额）。
④正确并完整填写购买方与销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。
⑤货物或服务名称、数量、金额填写齐全，具体货物名称与合同保持一致，开票数量按照实际收货数量开具。
⑥发票联和抵扣联加盖“发票专用章”，盖章要清晰、完整，全部联次一次打印，不准出现发票专用章上单位与开票单位不一致。
⑦发票不准涂改金额、大小写，抬头、应税项目，字迹清楚，发票打印时不准超出打印边框不得压线、错格。
⑧发票开具名称与合同签订产品不一致、发票单价开具错误、发票数量与结算单数量不一致，供应商重新邮寄发票到财务共享中心。
3、发票挂帐单据粘贴要求
供应商在邮寄发票挂帐单据前，需要将发票联、抵扣联、辅料结算单（或SAP合同台帐导出表）粘贴好，所有附件粘贴，要求按顺序粘贴，从上到下：发票抵扣联＋发票联+发票清单+结算单；左上角整齐粘贴（A4纸横向），不得将左边全部粘贴住。（注：违约等特殊扣款的打印电子版结算单并加盖公章，作为邮寄附件）。
4、电子发票的挂帐
与纸质发票挂帐流程相同。
5、各公司开票信息
单位名称：内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司
纳税人识别号：91150600747934186W
地址：内蒙古鄂尔多斯市鄂托克旗棋盘井工业园区内
电话：0477-6486685
开户银行：中国建设银行股份有限公司鄂托克旗棋盘井工业园区支行
账号：1500 1687 1400 5250 1821
说明：其他各分公司的开票信息详见附件7《各公司名称及税号》
6、发票邮寄地址
（1）棋盘井地区
①以电冶公司签订的辅料合同的发票邮寄地址:
收件人: 高晓冬 电话：15024929117
地址:内蒙古鄂尔多斯市鄂托克旗棋盘井镇财务共享中心208办公室
②以西清环保公司签订的合同, 发票的挂账单据邮寄至：
收件人: 李佳怡 电话：18686237540
地址:内蒙古自治区鄂尔多斯市东胜区罕台现代羊绒产 业园行政楼五楼
③以多晶硅、化学工业公司签订的合同,发票的挂账单据邮寄至：
收件人: 高敏杰 电话：15754880738
收件地址：内蒙古鄂尔多斯市东胜区罕台镇羊绒工业园区行政中心 5楼财务共享中心
④除与上述公司之外的公司签订的合同,发票的挂帐单据 邮寄至：
收件人: 党娅文 电话：18704981895
地址:内蒙古鄂尔多斯市鄂托克旗棋盘井镇财务共享中心208办公室收
（2）罕台地区
①以热电、东祥碳化硅公司签订的原料合同的发票邮寄地址
收件人: 麻志刚 电话：15134808026
地址:内蒙古自治区鄂尔多斯市罕台镇内蒙古鄂尔多斯热电有限责任公司
②以热电、东祥碳化硅公司签订的辅料合同的发票邮寄地址
收件人: 高丽 电话：15847073339
地址:内蒙古自治区鄂尔多斯市罕台镇内蒙古鄂尔多斯热电有限责任公司
（3）青海地区
7、对账联系人
（1）棋盘井地区
①电煤焦煤 王丽:13474886123
②兰炭\焦炭\综合原料部的其他品类 高慧:15947366123
③锰矿\辅料(以电冶公司签订合同) 王芳:13284737999
④辅料（以电冶之外其他各分公司签订合同） 高慧:15947366123
（2）罕台地区
辅料：高丽 15847073339 原料：智尧 15149756225
（3）青海地区
伏晓莉 13086299576
对账过程中如遇对账人不配合的情况，可以联系以下监督人：
结算组组长张艳丽：15894971427；
采购管理部经理谷得魁：15149453055；
十、阳光采购
我公司深知“廉政”建设对一个企业发展的重要性，所以在采购上我们一直致力于打造一个阳光采购平台，并通过数字化转型机制，借助网络招议标平台以及强大的SAP办公系统，实现各类招议标项目、各原辅料采购全程线上操作办公，实现统一报价、统一开标、逐级审批的数字化流程。为所有业务合作伙伴营造一个公平、公正、公开、阳光的合作平台。同时我们也面向社会各界开通了阳关投诉、建议平台，希望大家在合作的过程中也履行好监督权利，为我们的合作共赢多提建设性意见和建议。具体投诉/建议方式如下：
（一）投诉、建议形式
供应商可以通过书面投诉为主，其他方式为辅的方式进行投诉。
（二）投诉、建议渠道
电冶集团投诉、建议渠道共分为两级，一级渠道为电冶内控监察部，二级渠道为电冶采购中心管理部。
一级渠道：可投诉至电冶集团内控监察部，如涉及到吃、拿、卡、要等事宜时请直接与我公司内控监察部联系投诉。举报/投诉方式：微信扫描下方二维码。
举报电话：0477—6486023 6486024
二级渠道：可投诉至电冶集团采购管理部，如涉及到供应商评价不公平、付款不合理等业务有失公允事宜时请直接与采购中心采购管理部联系投诉。举报/投诉方式：固定电话投诉。
举报电话：
采购管理部（辅料）供应商管理员：王利军 13150885672
采购管理部（原料）供应商管理员：要利强 15247372445
采购管理部副经理：李林 13474890846
采购管理部经理：谷得魁 15149453055
举报邮箱：gudekui@chinaerdos.com
（三）投诉过程须知
1、供应商在供货过程中出现问题时，应尽量和相关人员沟通，只有在沟通无效的情况下，可向电冶集团采购中心采购管理部相关人员提起投诉；
2、投诉以书面形式，详细说明投诉内容，并提供相关证据，不可以捏造事实，凡发现与实情不符，将在供应商管理过程中拉入不良合作记录；
3、采购管理部接到投诉后进行调查处理并于15个工作日内将处理意见以书面形式反馈给供应商；
4、若供应商因为投诉被打击报复时，可再次向采购中心总监直接进行投诉，采购中心将安排第三方部门相关人员进行处理。
十一、解释归属
本指南最终解释权归电冶集团采购中心所有，我们将根据实际业务开展情况，动态更新本指南。